Я бы все-таки по этому вопросу обратился к специалисту - юристу или аудитору, который бы сказал четко, насколько это законно и какие нужны документы для этого.
Я вожу иногда паломнические группы от конкретных храмов. Понятно, что обходимся без юристов. Так же, как обходимся без юристов, собираясь с друзьями на загородный пикничок. 
Ведь у нас в стране нет комендантского часа? Нет закона "больше троих не собираться"? Ну, и все. Есть группа единомышленников. Есть транспорт. Если брать автобус в транспортной компании (что я и делаю), то у водителя будет путевой лист с поездкой типа "частный заказ". А в автобусе сидят те, кто сделали этот частный заказ. Так что все в порядке, по-моему.
А если водитель - частник, то еще проще. Он владелец транспорта, и он везет кого хочет и куда хочет. Главное, чтобы он не нарушал ПДД, и все.



, что не факт) - и вперед!